OrigemPresidência
Tipo de atoResolução Conj. PRES-CORE nº 14 de 20/01/2021
Data de publicaçãoDisponibilizada no Diário Eletrônico da Justiça Federal da 3.ª Região em 26/01/2021, Caderno Administrativo, págs. 1 a 5. Considera-se data de publicação o primeiro dia útil subseqüente à data acima mencionada, nos termos do art. 4º, §§ 3º e 4º, da Lei 11.419/2006.
EmentaRegulamenta os procedimentos para a eliminação de processos físicos em tramitação, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, após a sua digitalização e migração para o Sistema Processo Judicial Eletrônico – PJe.
Status[Alterado] Resolução Conj. PRES-CORE nº 20, 09/02/2022

RESOLUÇÃO CONJUNTA PRES/CORE Nº 14, DE 20 DE JANEIRO DE 2021.

Regulamenta os procedimentos para a eliminação de processos físicos em tramitação, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, após a sua digitalização e migração para o Sistema Processo Judicial Eletrônico – PJe.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA TERCEIRA REGIÃO e a CORREGEDORA-REGIONAL DA JUSTIÇA FEDERAL DA TERCEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a autorização inserta no art. 2.º-A, § 1.º, da Lei n.º 12.682, de 9 de julho de 2012, para eliminação do documento original após a sua digitalização e constatação da integridade do documento digital criado, ressalvados os documentos de valor histórico;

CONSIDERANDO a Resolução n.º 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, a qual institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o  Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;

CONSIDERANDO a Resolução n.º 318, de 4 de novembro de 2014, do Conselho da Justiça Federal, norma regulamentadora do Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal; (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

CONSIDERANDO a Resolução n.º  714, de 17 de junho de  2021, norma regulamentadora do Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal de 1º e 2º graus;

CONSIDERANDO as Resoluções PRES n.ºs 142/2017, 275/2019, 278/2019 e 283/2019, por meio das quais foi instituída, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, a virtualização dos processos judiciais e sua inserção no Processo Judicial Eletrônico – PJe; (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

CONSIDERANDO as Resoluções PRES, 275/2019, 278/2019 e 283/2019, por meio das quais foi instituída, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, a virtualização dos processos judiciais e sua inserção no Processo Judicial Eletrônico – PJe;

CONSIDERANDO o princípio constitucional da economicidade, em face dos elevados custos de manutenção da guarda dos processos físicos;

CONSIDERANDO o expediente SEI n.º 0003924-52.2020.4.03.8001,

 

R E S O L V E M:

 

Art. 1.º Regulamentar os procedimentos para a eliminação de autos físicos judiciais em tramitação na Justiça Federal da 3.ª Região, após a digitalização e migração para o Sistema Processo Judicial Eletrônico – PJe.

Art. 2.º A análise dos autos físicos digitalizados e das peças processuais integrantes, para destinação à eliminação ou à guarda permanente, deverá obedecer ao disposto no art. 12 da Resolução CJF n.º 318/2014 e será efetuada conforme lista de verificação constante do Anexo I pela(s): (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

Art. 2.º A análise dos autos físicos digitalizados e das peças processuais integrantes, para destinação à eliminação ou à guarda permanente, deverá obedecer ao disposto nos arts. 5.º e 12 da Resolução CJF n.º 714/2021 e será efetuada conforme lista de verificação constante do Anexo I pela(s):

I – Divisão de Arquivo e Gestão Documental – DAGE, quando se tratar de autos físicos de competência originária do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região;

II – Secretaria da Vara, com o apoio das Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental dos respectivos Fóruns, quando se tratar de autos físicos em trâmite nas Subseções Judiciárias de São Paulo e Mato Grosso do Sul e de autos físicos de competência federal digitalizados no Tribunal Regional Federal da 3.ª Região.

§ 1.º Os autos digitalizados que forem identificados como de guarda permanente, nos termos do art. 12.º, § 2.º, alíneas “e”, “f”, “g”, “h”, “i”, “k” e “m”, da Resolução CJF n.º 318/2014, serão encaminhados para a unidade de arquivo com lançamento da fase “Autos digitalizados remetidos ao arquivo para guarda permanente” nos sistemas de acompanhamento processual de 1.º e 2.º graus da Justiça Federal da 3.ª Região. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

§ 1.º Os autos digitalizados que forem identificados como de guarda permanente, nos termos do art. 12., § 2.º, alíneas “e”, “f”, “g”, “h”, “i”, “k”, “m”, "n" e "t", da Resolução CJF n.º 714/2021, serão encaminhados para a unidade de arquivo com lançamento da fase “Autos digitalizados remetidos ao arquivo para guarda permanente” nos sistemas de acompanhamento processual de 1.º e 2.º graus da Justiça Federal da 3.ª Região.

§ 2.º As peças processuais integrantes dos autos convertidos para o suporte digital, referentes a processos destinados à eliminação, observarão o disposto no art. 12, § 2.º, alíneas “d” e “n”, da Resolução CJF n.º 318/2014, e deverão ser retiradas e mantidas em seu suporte original. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

§ 2.º As peças processuais integrantes dos autos convertidos para o suporte digital, referentes a processos destinados à eliminação, observarão o disposto no art. 12, § 2.º, alíneas “d”, "o" e "p", da Resolução CJF n.º 714/2021, e deverão ser retiradas e mantidas em seu suporte original.

§ 3.º A análise das ações criminais, convertidas para o suporte digital, deverá aguardar o trânsito em julgado para definição da destinação à eliminação ou ao recolhimento, nos termos do art. 12.º, § 2.º, alínea “e”, da Resolução CJF nº 318/2014. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

§ 3.º A análise das ações criminais, convertidas para o suporte digital, deverá aguardar o trânsito em julgado para definição da destinação à eliminação ou ao recolhimento, nos termos do art. 12., § 2.º, alínea “e”, da Resolução CJF n.º 714/2021.

§ 4.º Os arquivos de mídia que integram os processos destinados à guarda permanente deverão retornar aos autos físicos, mesmo após a inserção no respectivo processo eletrônico.

§ 5.º As ações rescisórias, os recursos em autos apartados, os embargos à execução e outros processos dependentes do principal deverão ser remetidos à instituição de origem e terão a mesma destinação final do feito que lhes deu origem, para avaliação conjunta, conforme o disposto no art. 23, §§ 3.º e 6.º, da Resolução CJF n.º 318/2014. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

§ 5.º Os recursos em autos apartados, os embargos à execução e outros processos dependentes do principal deverão ser remetidos à instituição de origem e terão a mesma destinação final do feito que lhes deu origem, para avaliação conjunta, conforme o disposto no art. 23, § 3.º, da Resolução CJF n.º 714/2021.

§ 6.º As ações rescisórias terão a mesma destinação final atribuída ao feito que lhes deu origem, qual seja, recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação, devendo os autos das ações rescisórias serem transferidos à unidade de arquivo e gestão documental deste Tribunal. (incluído pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

Art. 3.º Após a realização da análise descrita no art. 2.º, serão geradas guias com listagem dos autos físicos digitalizados destinados à eliminação, com lançamento da fase “Autos encaminhados para eliminação após digitalização” nos respectivos sistemas de acompanhamento processual de 1.º e 2.º graus da Justiça Federal da 3.ª Região.

Parágrafo único. A unidade responsável pela análise deverá autuar processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, destinado ao registro dos procedimentos de eliminação de autos físicos.

Art. 4.º As partes e seus procuradores serão intimados, por meio de edital expedido pela unidade de que trata o art. 2.º desta Resolução, acerca do procedimento de eliminação, para que se manifestem, no prazo preclusivo de 45 (quarenta e cinco) dias, sobre o desejo de ter a guarda dos autos físicos ou de retirar peças processuais, à exceção dos processos e documentos de guarda permanente, por constituírem o fundo arquivístico histórico da Justiça Federal.

§ 1.º Não será permitida a carga dos processos incluídos nos editais de eliminação de documentos, no prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação.

§ 2.º O extrato do edital de eliminação será publicado no Diário Oficial da União – DOU, nos termos do art. 12 do Decreto n.º 9.215/2017, conforme Anexo II desta Resolução, e o inteiro teor no Diário Oficial Eletrônico e nos sites do Tribunal Regional Federal da 3ª Região e das Seções Judiciárias de São Paulo e Mato Grosso do Sul.

§ 3.º O edital de eliminação, a respectiva listagem dos autos físicos, bem como a comprovação de sua publicação, deverão ser incluídos no processo administrativo a que se refere o parágrafo único do art. 3.º desta Resolução.

§ 4.º As partes interessadas na retirada dos autos físicos ou de suas peças deverão requisitá-los para guarda particular, por meio de petição dirigida à unidade à qual o processo digitalizado esteja vinculado.

§ 5.º O processo físico digitalizado, sem as peças de guarda permanente, será entregue após o prazo previsto no caput deste artigo à primeira parte solicitante; às demais, se houver, serão fornecidas cópias, às suas expensas.

§ 6.º A retirada dos autos ou de peças pelas partes ocorrerá mediante assinatura de termo de recebimento, que deverá ser digitalizado e inserido no processo correspondente no sistema PJe.

Art. 5.º Encerrados os procedimentos de que tratam os artigos anteriores, os autos físicos digitalizados serão encaminhados para eliminação.

Parágrafo único. A guia de que trata o caput do art. 3.º deverá acompanhar os lotes dos autos físicos e uma via — com recebimento pela unidade responsável pelos procedimentos de eliminação — será incluída no processo administrativo a que se refere o art. 3.º, parágrafo único, desta Resolução.

Art. 6.º A eliminação de autos físicos realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos, consoante o art. 24 da Resolução CJF n.º 318/2014. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

Art. 6.º A eliminação de autos físicos realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos, consoante o art. 24 da Resolução CJF n.º 714/2021.

§ 1.º A massa documental deverá ser fragmentada, se possível por cooperativas ou pessoas jurídicas de direito privado especializadas, com supervisão permanente de servidor designado pela unidade responsável pela eliminação. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

§ 1.º A massa documental deverá ser destruída por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, se possível por cooperativas ou pessoas jurídicas de direito privado especializadas, com a garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida e sob supervisão permanente de servidor designado pela unidade responsável pela eliminação.

§ 2.º Após o término da fragmentação, a cooperativa, a pessoa jurídica de direito privado especializada ou unidade responsável por essa atividade deverá emitir Termo de Fragmentação (Anexo V), que será assinado pelo servidor a que se refere o § 1.º deste artigo.

§ 3.º Após a fragmentação, a massa documental deverá ser entregue, por meio de doação, a associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis, ou destinada a programas sociais de entidades sem fins lucrativos, para fins do disposto no caput deste artigo.

§ 4.º A doação deverá ser registrada em Termo de Doação, conforme Anexo III desta Resolução.

§ 5.º A Comissão Permanente de Gestão Ambiental da 3.ª Região orientará, no que couber e quando demandada, as unidades responsáveis pela eliminação de autos físicos digitalizados.

§ 6.º Conferida a finalização do procedimento de eliminação, deverá ser registrado no processo administrativo que trata da eliminação dos autos digitalizados o Termo de Finalização do Procedimento de Eliminação de Documentos, conforme Anexo IV desta Resolução, e os autos deverão ser encaminhados à unidade de gestão documental para ciência do Termo de Doação.

§ 7.º Todos os Termos previstos neste artigo deverão ser incluídos no processo administrativo de que trata o art. 3.º, parágrafo único, desta Resolução.

Art. 7.º Caso seja identificada, durante a análise a que se refere o art. 2.º desta Resolução, matéria considerada de grande valor para a sociedade ou para a instituição, fica facultada a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação Documental para guarda permanente dos autos físicos digitalizados, observando-se o procedimento descrito no art. 18 da Resolução CJF n.º 318/2014. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

Art. 7.º Caso seja identificada, durante a análise a que se refere o art. 2.º desta Resolução, matéria considerada de grande valor para a sociedade ou para a instituição, fica facultada a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação Documental para guarda permanente dos autos físicos digitalizados, observando-se o procedimento descrito no art. 18 da Resolução CJF n.º 714/2021.

Art. 8.º Os procedimentos regulamentados por esta Resolução deverão assegurar, no que couber, a aplicação das normas referentes ao sigilo e segredo de justiça.

Art. 9.º Caberá à Presidência do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região e à Corregedoria-Regional da Justiça Federal da 3.ª Região, no âmbito de suas competências, decidir sobre os casos omissos.

Art. 10. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.

Documento assinado eletronicamente por Mairan Gonçalves Maia Júnior, Desembargador Federal Presidente, em 20/01/2021, às 20:42, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Marisa Ferreira dos Santos, Desembargadora Federal Corregedora Regional, em 21/01/2021, às 17:30, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Disponibilizada no Diário Eletrônico da Justiça Federal da 3.ª Região em 26/01/2021, Caderno Administrativo, págs. 1 a 5. Considera-se data de publicação o primeiro dia útil subseqüente à data acima mencionada, nos termos do art. 4º, §§ 3º e 4º, da Lei 11.419/2006.


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ANEXO I

Lista de Verificação para Eliminação de Autos Digitalizados

1) Identificação

Vara/Unidade: ________________________________

Processo: ____________________________________

2) Verificação dos critérios de guarda permanente

a) Ação pertencente ao período de 1890 a 1973?

( ) sim ( ) não

b) Ação Civil Pública, Civil Coletiva, Popular, de Improbidade Administrativa, Opção de Nacionalidade, Naturalização ou Usucapião?

( ) sim ( ) não

c) Ação que versa sobre matéria que envolve os Fundamentos da República Federativa (soberania, cidadania e dignidade da pessoa humana), Direito Ambiental, Intervenção do Estado na Propriedade (desapropriações, privatizações, limitação administrativa, ocupação temporária, requisição de bem particular e servidão administrativa), Direitos de Comunidades Indígenas e Quilombolas, Direitos Humanos e Tratados Internacionais?

( ) sim ( ) não

d) Ação criminal, independentemente de seu resultado, que versa sobre crime inafiançável e imprescritível, resultante de preconceito de raça, de cor e contra a segurança nacional e a ordem política e social?

( ) sim ( ) não

e) Ação criminal com decisão final condenatória?(Após trânsito em julgado)

( ) sim ( ) não

f) Ação de juizado especial criminal com provimento final de transação?

( ) sim ( ) não

g) Ação que constitua incidente de assunção de competência e de arguição de inconstitucionalidade, com os processos que lhes deram origem, incidente de resolução de demandas repetitivas; processo que constitua precedente de súmulas; processo representativo de controvérsias constitucionais ou infraconstitucionais, de onde se originem precedentes no regime de repercussão geral, dos recursos repetitivos e de uniformização de interpretação de lei no âmbito dos Juizados Especiais?

( ) sim ( ) não

h) Processo considerado relevante para a guarda permanente pela CPAGD?

( ) sim ( ) não

 

3) Selecionado para guarda permanente?

( ) sim ( ) não

___________________________________________________

(Assinatura/rubrica do servidor)

 


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ANEXO II

Modelo de Edital Resumido para Publicação no DOU

 

Edital de Ciência de Eliminação de Autos Físicos Digitalizados n.º ____/___.

____________________________________________(cargo do dirigente da unidade) faz saber às partes, a seus procuradores e a quem possa interessa que, a partir do 45.º dia subsequente à data de publicação deste Edital, no Diário Eletrônico do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região e no Diário Oficial da União, procederá à eliminação do (n.º) lote de autos físicos já digitalizados e migrados para o sistema PJ-e, de acordo com a Resolução n.º 318/2014 do Conselho da Justiça Federal, bem como com a Resolução n.º XXXX/2020, da Presidência do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região em conjunto com a Corregedoria-Regional da Justiça Federal da 3.ª Região. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

____________________________________________(cargo do dirigente da unidade) faz saber às partes, a seus procuradores e a quem possa interessa que, a partir do 45.º dia subsequente à data de publicação deste Edital, no Diário Eletrônico do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região e no Diário Oficial da União, procederá à eliminação do (n.º) lote de autos físicos já digitalizados e migrados para o sistema PJ-e, de acordo com a Resolução n.º 714/2021 do Conselho da Justiça Federal, bem como com a Resolução bem como com a Resolução n.º 14/2021, da Presidência do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região em conjunto com a Corregedoria-Regional da Justiça Federal da 3.ª Região.

A listagem dos processos a serem eliminados ficará disponível na página eletrônica do (a)  _____________________________ (Tribunal Regional Federal da 3.ª Região (www.trf3.jus.br); da Seção Judiciária de São Paulo (www.jfsp.jus.br) ou da Seção Judiciária  de Mato Grosso do Sul (www.jfms.jus.br).

Os interessados, no prazo máximo de 45 dias da data de publicação deste Edital, poderão requerer, às suas expensas, o fornecimento de documentos ou peças originais que desejarem preservar, ou ainda manifestar a intenção em obter a guarda dos autos físicos digitalizados, mediante petição dirigida a esta unidade, a qual deverá conter a qualificação do requerente.

_____________(Local), _______(dia) de ___________________(mês) de _______(ano).

 

___________________________________________________

(Nome e assinatura do dirigente da unidade)

 


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ANEXO III

Termo de Doação

​

_______________________ (unidade responsável - TRF3, Seção ou Subseção Judiciária), neste ato representado(a) pelo(a) Sr(a). ______________________ (nome/cargo do subscritor), de acordo com as normas contidas na Resolução CJF n.º 318/2014 e na Resolução PRES/CORE n.º XXXX/2020, doa à entidade __________________ (nome e CNPJ da entidade), aqui representada pelo(a) Sr(a).____________________ (nome e CPF), o material __________________ (indicar o peso), devidamente fragmentado. A entidade acima referida está cientificada de que o material destina-se à reciclagem e responsabiliza-se por sua destinação final. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

______________________ (unidade responsável - TRF3, Seção ou Subseção Judiciária), neste ato representado(a) pelo(a) Sr(a). ______________________ (nome/cargo do subscritor), de acordo com as normas contidas na Resolução CJF n.º 714/2021 e na Resolução PRES/CORE n.º 14/2021, doa à entidade __________________ (nome e CNPJ da entidade), aqui representada pelo(a) Sr(a).____________________ (nome e CPF), o material __________________ (indicar o peso), devidamente fragmentado. A entidade acima referida está cientificada de que o material destina-se à reciclagem e responsabiliza-se por sua destinação final.

_____________(Local), _______(dia) de ___________________(mês) de _______(ano).

 

___________________________________________________

(Nome e assinatura do dirigente da unidade)

___________________________________________________

(Nome e assinatura do responsável pela unidade beneficiada)

 


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ANEXO IV

Termo de Finalização do Procedimento de Eliminação de Documentos

 

Certifico que foi concluído o procedimento de eliminação de documentos integrantes da guia com listagem dos autos físicos digitalizados destinados à eliminação _______________________ (colocar o Id referente), tornada pública por meio do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos _________________ (colocar o Id referente).

 

_____________(Local), _______(dia) de ___________________(mês) de _______(ano).

 

___________________________________________________

(Nome e assinatura do responsável da unidade)

 


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ANEXO V

Termo de Fragmentação

 

(Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental do TRF3 ou da Seção Judiciária /Comissão Setorial de Avaliação e Gestão Documental da Subseção___________________)

 

Em ___ de _________ de ____, acompanhou-se, nas dependências da ________(empresa/cooperativa), localizada____________________(endereço completo), a destruição, por fragmentação de _______ kg de papel resultante da eliminação de (autos findos/documentos administrativos) com temporalidade cumprida, cuja relação foi publicada no Edital de Eliminação  n.º ___/______, no Diário Eletrônico da Justiça Federal da 3.ª Região, em __/__/_______, págs. _______, em cumprimento à Resolução n.º 318/2014 do Conselho da Justiça Federal. (redação alterada pela RES. CONJ. PRES/CORE n.º 20/2022)

Em ___ de _________ de ____, acompanhou-se, nas dependências da ________(empresa/cooperativa), localizada____________________(endereço completo), a destruição, por fragmentação de _______ kg de papel resultante da eliminação de (autos findos/documentos administrativos) com temporalidade cumprida, cuja relação foi publicada no Edital de Eliminação n.º ___/______, no Diário Eletrônico da Justiça Federal da 3.ª Região, em __/__/_______, págs. _______, em cumprimento à Resolução n.º 714/2021 do Conselho da Justiça Federal. 

_____________________________________________________

(TRF3, Seção Judiciária ou Subseção Judiciária)

Servidor Representante – RF

_______________________________________________

Empresa/Cooperativa – Representante